Multe mesaje de poștă electronică se retrag pe picior greșitJoe The Goer Farmer / Flickr Mulți oameni pe care nu-i cunosc încep să primească e-mailuri cu mesajul de felicitare, sper că vă simțiți bine, răspunsul meu obișnuit: Da ... nu vă cunosc și sunt suficient de bine pentru a vă șterge e-mailul fără a citi mai departe.
Și, având în vedere rezultatele unui sondaj informal, mulți oameni simt la fel.
Catharine Hamm, editor de călătorie pentru Los Angeles Times , care primește nenumărate pitch-uri de la potențiali colaboratori și agenți PR, de asemenea, se teme să primească Sper că sunteți bine e-mailuri. Din harul lui Dumnezeu mă simt bine, dar dacă n-aș fi fost? ea a intrebat. Sunt sigur că aș fi la fel de furios ... Pentru acești oameni spun asta: Construirea unei relații înseamnă a mă ajuta să-mi fac treaba, nu a mă întreba cum sunt. Înseamnă să-mi înțeleg piața, să nu încerc să-mi înțeleg psihicul. Înseamnă identificarea și abordarea nevoilor mele jurnalistice, nu mă ajută să îmi găsesc centrul personal.
Barbara Teszler, CEO al Teszler PR din Santa Monica, California, spunedeschiderea cu Sper că acest e-mail vă găsește bine este chiar acolo sus, cu un apel rece care începe Nu închideți sau trimiteți prin e-mail informații importante pe roșu pe plic (informațiile importante fiind că ați fost aprobat în prealabil pentru un credit card cu o companie de care nu ți-ar putea păsa mai puțin). Oamenii optează pentru „Sper că te simți bine” pentru a stabili o conexiune personală - face să pară că ai întâlnit deja această persoană, iar ignorarea sau respingerea cuiva pe care ai întâlnit-o în persoană este mai nepoliticos decât ignorarea unui străin Nu m-am întâlnit niciodată, deci e-mailul dvs. teoretic este mai probabil să fie citit în acest fel - dar mi se pare inventat și nesincer.
Mike Plugh, profesor asociat de comunicare la Manhattan College, consideră că aceste salutări au mai mult de-a face cu interpretarea destinatarului decât expeditorului. Dacă cineva scrie „Sper că ați avut o săptămână grozavă” sau „Sper că acest lucru vă va găsi bine”, există șansa ca ați avut o săptămână cumplită sau să fiți departe de „bine”, dar recunoașterea mutuale noastre umanitatea este adevăratul mesaj, mai degrabă decât orice speranță concretă, spune Plugh. Motivul pentru care aceste plăceri prietenoase pot părea nesincere este că ne privesc de la un ecran alb, care este inerent impersonal.
Abonați-vă la Newsletter-ul zilnic al observatorului 
Un server de e-mail afișează alerte pentru spam sau e-mailuri nedorite.Foto: Ian Waldie / Getty Images
Potrivit lui McClain Watson, director de programe de comunicare în afaceri la Naveen Jindal School of Management de la UT Dallas, oamenii trebuie să se ușureze. Dacă fraza „Sper că te simți bine” într-un e-mail generează un răspuns emoțional din partea ta, acea propoziție și-a făcut treaba, spune Watson. Tonul majorității e-mailurilor noastre zilnice este procedural, tranzacțional și pare că a fost scris de zombi pentru zombi. O provocare pentru cei dintre noi - ca și mine - care doresc să scrie un e-mail pentru oamenii cu inima bătută este să găsim o modalitate de a face o legătură simpatică cu cititorul, astfel încât e-mailul nostru să fie citit cu o voce umană. „Sper că te simți bine” s-ar putea să nu fie cel mai bun mod de a atinge acest obiectiv, dar face o treabă decentă de cele mai multe ori.
Expertul în etichete Brooke Straiton recomandă să vă scrieți e-mailurile înapoi. Prima propoziție ar trebui să rezume nevoile dvs. sau intenția e-mailului, spune ea. Acest lucru permite cuiva să știe de la bun început dacă acesta este un e-mail care trebuie adresat urgent, arhivat ca informațional sau oricare ar fi acțiunea adecvată. Dacă doriți să adăugați „frumusețe”, lăsați-le pentru final.
Jill Tipograph, cofondator al Cariere în stadiu incipient , o firmă de consultanță care ajută tinerii să realizeze stagii sau primele locuri de muncă, recunoaște că este greu să treci direct în afaceri, deci este important să descoperi abordarea corectă. Personalitatea și autenticitatea dvs. trebuie stabilite. Trebuie să găsiți ceva confortabil și acceptabil din punct de vedere al abordării. Nu este o mărime potrivită tuturor, spune ea. Fiecare situație este diferită. Abordarea ar trebui să reflecte statura și / sau imaginea pe care o puteți găsi online.
###
Pitch Perfect: modalități eficiente de a începe un e-mail
Observatorul i-a cerut lui Jill Tipograph să ofere sfaturi pentru îmbunătățirea e-mailurilor:
Sper că acest e-mail vă va găsi bine ar trebui să fie rezervat pentru un apel telefonic sau un e-mail de urmărire pentru o introducere personală. Dacă nu cunoști încă persoana, cel mai bine este să folosești o abordare diferită.
Autenticitatea trebuie să fie reală sau nu merge pe această cale. Fii profesionist, nu casual. Gândiți-vă să cumpărați un card: ați trimite un card exces de zel sau prea sincer unei persoane pe care nu o cunoașteți?
Greșește în partea conservatoare în abordare. Începeți un e-mail cu Stimate domn / doamnă / doctor; treceți la nume personale numai atunci când a fost stabilită o relație sau un raport. Bună sau Hei, este mult prea casual. Folosiți nume proprii: dacă numele lor este Robert, nu vă referiți la ei ca Bob într-un e-mail inițial.
Menționați referentul (dacă aveți permisiunea lor) - începeți întotdeauna cu numele persoanei respective în subiect și prima linie. Acesta este atuul tău. Dragă (necompletat) - Am fost recomandat de (necompletat), care a crezut că vei fi cineva bun despre care să contactezi (necompletat).
Abordați-vă oamenii folosind jargonul din industrie - oamenii din domeniile creative vorbesc într-un fel, în timp ce cei din domeniul bancar altul. Dar, în orice caz, este înțelept să nu fii extrem. Diferite industrii au standarde diferite.
Folosiți un subiect de e-mail ucigaș - oamenii nu se vor deranja să citească e-mailul real dacă subiectul nu rezonează. Asigurați-vă că este relevant, mizerabil și oferă cuiva un motiv să se deschidă. Astăzi se întâmplă atât de mult pentru spam, așa că este important și valoros inserarea unui interes comun, alma mater sau persoană care v-a recomandat.
Trimiteți un e-mail de urmărire - adesea primele e-mailuri nu sunt citite. Diferențiați-l: sper că aveți o săptămână grozavă și ați vrut să urmăriți e-mailul meu săptămâna trecută.
Pet Peeves
Evitați emoji-urile, deoarece acestea pot stabili o primă impresie greșită.
Nu menționați pe cineva fără permisiunea lor.
Nu atribuiți persoanei o poreclă. Povestea: un recent absolvent al facultății l-a abordat pe Jill online și a spus: Hei Jilly. Nimeni nu m-a numit Jilly de când eram copil, doar soțul meu de mulți ani mă chema atât de atrăgător din când în când, a spus ea. Am fost foarte retras.
Dovadă triplă - este jenant să vezi greșelile de ortografie și utilizarea incorectă a gramaticii - în special numele sau compania greșită a unei persoane (gândiți-vă la aplicații de colegiu, de exemplu, la un nume de colegiu greșit într-un eseu).
Nu solicitați sfaturi gratuite sau un loc de muncă fără a oferi ceva de valoare în schimb. Acest lucru este excesiv de asertiv și este o oprire.
