La fel ca majoritatea oamenilor, zilele mele sunt pline de sarcini urgente, dar adesea banale.Unsplash Când Bonnie Ware, o asistentă medicală de îngrijire paliativă care are grijă de pacienții terminali în ultimele săptămâni din viața lor, a întrebat care sunt cele mai mari regrete ale oamenilor, au apărut 5 și mai multe răspunsuri:
- Mi-aș dori să fi avut curajul să duc o viață adevărată pentru mine, nu viața pe care alții o așteptau de la mine
- Mi-aș dori să nu fi muncit atât de mult
- Mi-aș dori să fi avut curajul să-mi exprim sentimentele
- Mi-aș dori să fi rămas în contact cu prietenii mei
- Mi-aș dori să mă fi lăsat mai fericit
Mă gândesc mult la această listă în timp ce lucrez.
La fel ca majoritatea oamenilor, zilele mele sunt pline de sarcini urgente, dar adesea banale. E-mailuri. Întâlniri. Preluări. Apeluri.
Este ca și cum ai plăti un card de credit cu dobândă mare. Mă străduiesc până la oase, dar abia mă fac un pic în principiu . Când mă gândesc la ceea ce am realizat despre semnificație într-o anumită săptămână, uneori nici măcar un singur lucru nu îmi vine în minte. Cum se întâmplă acest lucru?
La o discuție la Stanford, Phil Libin, CEO al Evernote, a abordat această problemă exactă, discutând cum să distingi între ceea ce este urgent și ceea ce este important în viața ta:
Sarcini urgente sunt sarcini care trebuie tratate imediat.
Acestea sunt lucruri precum apelurile telefonice, sarcinile cu termene iminente și situațiile în care trebuie să răspundeți rapid. Răspunsul la un e-mail, atunci când trebuie să îl faceți, este de obicei o sarcină urgentă.
Sarcini importante sunt sarcini care contribuie la misiuni și obiective pe termen lung.
Acestea sunt lucruri precum cartea pe care doriți să o scrieți, prezentarea pe care doriți să o faceți pentru o promoție și compania pe care intenționați să o începeți.
Problema este că sarcinile importante sunt de obicei depășite de sarcini urgente. Deci, dacă ai un timp limitat în ziua ta, cum te poți asigura că rezervi timp pentru sarcini importante?
Folosind o matrice de decizie pentru a decide ce este important
O modalitate de a afla ce este cel mai important este să utilizați Matricea de decizie Eisenhower : 
Ori de câte ori faceți acest lucru, faceți acest compromis între important și urgent.Jamesclear.com/Crew.co
Dezvoltat de Dwight Eisenhower, un general de cinci stele din armata Statelor Unite, comandantul suprem al forțelor aliate din Europa în timpul celui de-al doilea război mondial, președinte al Universității Columbia, oh și președinte american cu două mandate, această cutie simplă împarte sarcinile în categorii simple:
În colțul din stânga sus ( Important și urgent ), s-ar putea să puneți lucruri precum crize, termene și probleme.
Colțul din dreapta sus ( Important și nu urgent ) ar putea consta în lucruri precum relațiile, planificarea proiectelor pe termen lung și recreere.
Colțul din stânga jos ( Nu este important și urgent ) ar putea consta în întreruperi, întâlniri și activități.
Colțul din dreapta jos ( Nu este important și nu este urgent ) ar putea consta în pierderi de timp, activități plăcute și alte sarcini banale.
Este destul de ușor să elimini lucrurile care nu sunt importante și nu urgente. Este un fel de nebunie. Vrei să petreci cât mai puțin timp acolo posibil.
Lucrurile importante și urgente sunt, de asemenea, în mod evident primele lucruri pe care ar trebui să le abordați.
Dar ce zici de prioritizarea între celelalte două cadrane? Acolo lucrurile se îngreunează.
Majoritatea oamenilor prestează sarcini urgente mai întâi - problema este aceea dacă faci întotdeauna sarcini urgente, nu poți îndeplini sarcini importante .
Sarcinile urgente apar întotdeauna. Și vor exista întotdeauna sarcini mai urgente decât ai timp să le îndeplinești, oricât ai încerca.
Te-ai găsit vreodată spunând: [X] este cu adevărat important, dar nu am timp pentru asta chiar acum?
Ori de câte ori faceți acest lucru, faceți acest compromis între important și urgent. Lao Tzu spune: Timpul este un lucru creat. A spune „Nu am timp” este ca și cum ați spune „Nu vreau”.
Sau, așa cum a spus Picasso, amâna doar până mâine ceea ce ești dispus să mori, lăsând neefăcut.
Cum să faceți sarcini importante urgente
Cel mai simplu mod de a vă asigura că o sarcină importantă este urgentă este dă-i un termen .
Termenele sunt de fapt ceea ce face ca sarcinile urgente să fie urgente: faptul că trebuie să le rezolvați imediat. Lipsa termenelor este, de asemenea, adesea ceea ce face ca sarcinile importante să fie atât de neimportante. De obicei, sunt genul de lucruri la care poți ajunge în cele din urmă.
De exemplu, trebuie să plătiți chiria până la sfârșitul lunii. Acesta este un termen limită. Pe măsură ce se apropie acest termen, sarcina devine din ce în ce mai urgentă.
Pe de altă parte, obiectivul dvs. de a vă forma este important, dar nu este deloc urgent. Tu avea să ajungi la sală până la sfârșitul lunii? Probabil ca nu.
Deci, primul lucru pe care trebuie să-l faceți dacă doriți să vă asigurați că sarcinile importante sunt îndeplinite este să stabiliți termene. O sarcină importantă este aproape întotdeauna un set uriaș de sarcini (de multe ori seamănă mai mult cu proiectele) și pentru a stabili un termen trebuie mai întâi să îl împărțiți în sarcini mai mici și să stabiliți termene pentru acestea.
Abordarea mea preferată în acest sens vine de la Realizarea lucrurilor , în care David Allen întreabă:
Care este următoarea acțiune fizică pe care trebuie să o întreprindeți pentru a progresa în această sarcină?
Pentru asta trebuie să stabiliți un termen limită.
Acum, aici intervine partea crucială, deoarece nu este suficient să stabiliți doar un termen.
De ce ai nevoie de termene serioase
A doua calitate a sarcinilor urgente care le face urgente este că termenele lor sunt negociabile.
Dacă nu respectați termenul limită, există repercusiuni grave.
Este evident de ce este cazul cu ceva de genul neplății chiriei. Mai întâi proprietarul vă va chema și vă va țipa. Dacă sunteți sensibil la presiunea socială, acest lucru va fi probabil suficient pentru a vă plăti chiria la timp. În caz contrar, în cele din urmă vei fi dus în judecată și evacuat, ceea ce este suficient de grav pentru majoritatea oamenilor.
Problema cu stabilirea doar a termenelor pentru sarcinile importante este că acestea nu devin automat serioase. Dacă spun că trebuie să merg la sală înainte de sfârșitul săptămânii, practic nu există repercusiuni pentru faptul că nu ați respectat acest termen.
Deci, cum faceți termenele mai semnificative? Iată câteva moduri:
1. Faceți-o publică
O modalitate de a face un termen mai serios este să îl declarați public. Când răspundeți public până la un termen, atunci nu vă puteți păcăli doar pe voi înșivă. Partea inversă a acestei monede este că, dacă stabiliți o dată în mod public, mai bine vă asigurați că o puteți atinge. Nu este nimic asemănător stresului de a respecta un termen limită pe care l-ai stabilit prea agresiv pentru tine.
2. Creați recompense și pedepse
O altă modalitate de a face un termen mai serios este să stabiliți o recompensă pentru lovirea acestuia sau o pedeapsă pentru lipsă. Puneți acest set de recompense și pedepse în loc înainte de timp și asigurați-vă că nu sunteți persoana responsabilă pentru executarea efectivă a acestuia. De exemplu, scrieți un cec de 2000 USD pentru o organizație politică pe care o urâți, dați-o prietenului dvs. și spuneți-i să o trimită dacă nu reușiți să respectați termenul limită.
3. Ține-i pe ceilalți responsabili
Când vine vorba de a-i trage pe alții (cum ar fi membrii echipei dvs.) la răspundere pentru termenele limită, este important să îi faceți pe oameni să-și dea seama cât de importante sunt termenele importante pentru dvs. Nu puteți tolera termenele ratate. Și asta înseamnă, de fapt, check-in și purtarea de conversații incomode atunci când termenele limită sunt ratate. Dacă nu faceți acest lucru, atunci oamenii vor presupune în mod înțeles că termenele limită nu sunt atât de importante pentru dvs. și vor începe să fie respinse sau ratate tot mai des.
4. Setați memento-uri constante pentru dvs.
Este foarte ușor să ignorați un termen limită, cu excepția cazului în care aveți un memento constant. Sarcinile de urgență au adesea memento-uri încorporate, cum ar fi prietenul sau soțul dvs. care continuă să vă înșele să faceți ceva. Pentru sarcini importante, trebuie să configurați singur aceste memento-uri. Puneți lipici în jurul biroului. Setați evenimente sau cronometre din calendar. Puneți o înscriere lângă oglinda de la baie. Fă tot ce trebuie să faci.
*****
Ti se pare multa munca? Ei bine, ar putea fi la început. Dar, în timp, devine mai ușor și veți constata că vă simțiți mult mai puțin stresați.
Veți avea întotdeauna suficiente sarcini urgente pentru a completa o zi întreagă, o săptămână, un an sau chiar o viață. Dar ceea ce ar trebui să cheltuiți cu adevărat cea mai mare parte a energiei dvs. este realizarea unor lucruri importante, ca să nu vă regăsiți cu o listă de regrete cu lucruri pe care nu ați găsit-o niciodată timp să le faceți.
Jory MacKay este editor @CrewLabs , unde acest post a apărut inițial . Vrei să înveți să devii cea mai bună versiune a ta? Click aici să vă alăturați miilor de producători și antreprenori care primesc e-mailul săptămânal despre creșterea creativității și a productivității dvs.
